Ett Gmail-filter använder ett sökvillkor för att automatiskt hantera inkommande mejl. Börja med en försiktig åtgärd, exempelvis att sätta en etikett. Då kan du kontrollera resultatet innan du låter regeln arkivera eller radera något.
Prova sökningen först
Öppna Gmail på datorn och välj Visa sökalternativ i sökrutan. Fyll i ett tydligt villkor, till exempel en viss avsändare. Kör först sökningen och granska träffarna.
Välj några mejl som borde komma med och några som inte borde göra det. Om sökningen redan hittar fel meddelanden kommer ett filter med samma villkor också att vara fel. Ändra därför villkoret före automatiseringen.
Ett praktiskt exempel är ett nyhetsbrev som alltid kommer från samma adress. Det är ofta lättare att avgränsa än alla mejl som innehåller ett vanligt ord som ”möte”. Det senare kan även träffa sådant som inte alls hör till den tänkta kategorin.
Skapa filtret
- Öppna sökalternativen med det kontrollerade villkoret.
- Välj Skapa filter.
- Välj åtgärden, exempelvis en särskild etikett.
- Granska eventuella val som även påverkar befintliga konversationer.
- Skapa filtret och kontrollera nästa relevanta inkommande mejl.
Undvik att samtidigt välja flera svåröverskådliga åtgärder. Med en etikett kan du lätt se vad som fångas utan att meddelandena omedelbart försvinner ur inkorgen.
Tänk på svar i samma tråd
Google påpekar att ett svar bara filtreras om svaret uppfyller samma sökvillkor. En regel som matchar ett ursprungligt meddelande behöver alltså inte hantera alla framtida svar på samma sätt.
Om filtret gäller ett viktigt projekt bör du kontrollera en faktisk svarstråd efter att regeln skapats. Utgå inte från att rubriken eller avsändaren alltid ser likadan ut genom hela samtalet.
Ändra ett filter som blev för brett
Gå till Inställningar → Visa alla inställningar → Filter och blockerade adresser. Där kan du redigera eller ta bort regeln. Granska sedan meddelanden som redan påverkats; att ta bort regeln ska inte förväxlas med att alla tidigare åtgärder automatiskt ångras.
Exportera gärna viktiga filter innan du gör många ändringar. Google erbjuder export till XML från samma inställningsområde.
Om mejl verkar saknas efter en ny regel, undersök filtret innan du ändrar kontots anslutningar. Vid ett bredare mottagningsproblem finns Gmail tar inte emot mejl.
