Välj vem som ska komma åt filen och vad personen ska få göra innan du kopierar en Google Drive-länk. För en bestämd mottagare är begränsad åtkomst med en namngiven person ofta den tydligaste utgångspunkten.
Välj roll efter uppgiften
| Rollen | Använd när personen ska |
|---|---|
| Läsare | Läsa innehållet |
| Kommentator | Ge synpunkter och förslag |
| Redigerare | Ändra innehållet och samarbeta i filen |
Redigeringsåtkomst är ett större ansvar än att få läsa en länk. Google beskriver även möjligheter att ändra delning och hantera innehåll beroende på objekt och inställningar. Ge därför inte redigerarrollen av vana när du bara vill få ett dokument läst.
Dela med en bestämd person
- Markera filen och öppna Dela.
- Ange personens adress och kontrollera hela träffen.
- Välj lämplig roll.
- Kontrollera om du vill att personen ska aviseras.
- Bekräfta delningen och öppna dialogen igen för att granska resultatet.
Be mottagaren kontrollera att rätt konto används om filen inte öppnas. Att omedelbart ändra till ”alla med länken” kan lösa ett inloggningsproblem genom att samtidigt ge fler personer åtkomst än du avsåg.
Kontrollera allmän åtkomst
Begränsad betyder att bara de som fått åtkomst kan öppna filen. Alla med länken gör länken användbar för en betydligt vidare krets. På jobb- och skolkonton kan organisationen begränsa vilka val som finns.
Läs både allmän åtkomst och personlistan. En länk som du skickar privat blir inte automatiskt privat om filens inställning tillåter alla med länken.
Mappen kan ge åtkomst också
Filer kan ärva behörigheter från sin överordnade mapp. Google anger att du inte kan ge någon mindre åtkomst till en fil än personen har via mappen. Vid behov används en annan plats eller en mapp med begränsad åtkomst enligt tjänstens regler.
Kontrollera därför mappens delning om en person fortfarande kan öppna filen efter att du ändrat en direkt behörighet. På delade enheter kan ytterligare organisationsregler gälla.
Gör en sista kontroll med läsarens uppgift i åtanke
Ska personen bara läsa ett slutligt dokument? Kontrollera att det är slutversionen och att interna anteckningar inte ligger i samma delade mapp. Ska personen kommentera? Skriv vilken del du vill ha synpunkter på och när.
När samarbetet är klart, granska åtkomsten igen. Borttagen åtkomst stoppar framtida öppning genom den behörigheten, men ska inte ses som en metod att återkalla kopior som redan laddats ned.
Om filen inte ens kommit upp i Drive, börja med felsökning av uppladdningar.
